Vuonna 2020 lähetettiin ja vastaanotettiin 300 miljardia sähköpostiviestiä. Jos sähköposti ei ole roskapostia, on viestillä tietty tarkoitus, muoto ja toivottu vaikutus. On olemassa monenlaisia sähköpostiviestejä, mutta toimenpideviestit ja markkinointiviestit erottuvat usein joukosta. Miksi tästä luokittelusta puhutaan niin usein? Millaisia eri viestien nyanssit ovat, kuinka ne voi oppia erottamaan toisistaan yhdellä vilkaisulla ja ennen kaikkea, millaisia eri viestien ominaispiirteet ovat? Ymmärtääkseen tätä on syytä tarkastella jokaista käsitettä erikseen ja tunnistaa sen tärkeimmät tavoitteet. Siten niiden erot avautuvat kunnolla. 

Toimenpideviesti

Tämä sähköpostiviesti on reaktio tiettyyn sivulla tehtyyn toimintoon. Se on yleensä aina personoitu käyttäjästä kerätyn tiedon perusteella ja se suorittaa toiminnon, kuten vahvistaa tehdyn oston, rekisteröitymisen, hakemuksen jättämisen tai minkä tahansa muun toiminnon. Tässä on muutamia esimerkkejä: 

  1. Vahvistus sivulle rekisteröitymisestä 
  2. Vahvistus onnistuneesta maksutapahtumasta 
  3. Muistutus tulevasta tapahtumasta 
  4. Tilauksen lähetysilmoitus 
  5. Vahvistus tilatusta uutiskirjeestä 

Ja paljon muuta.

Näitä sähköpostiviestejä ei lähetetä suurina määrinä: ne aktivoituvat ainoastaan vastauksena tiettyyn käyttäjän tekemään toimintoon. Ne keskittyvät asiakkaisiin ja heidän tekemiinsä tai heihin vaikuttaviin toimintoihin. Toimenpideviestin tarkoitus on ilmoittaa käyttäjälle, että jotain on tapahtunut. Toimenpideviestissä on aina asiakastuen yhteystiedot siltä varalta, että vastaanottajalla on kysymyksiä, mutta se ei itsessään ole viestintäväline.

Voit tunnistaa tämän viestityypin seuraavista ominaisuuksista:

  • Viestiin ei voi vastata 
  • Viestin tilaamista ei voi lopettaa 

Molemmissa ominaisuuksissa on järkeä: kyseessä ei ole klassinen uutiskirje, jossa on aina “Lopeta tilaus” -painike. On kyse ilmoitusviestistä, jonka tarkoitus on kertoa vastaanottajaan liittyvistä tärkeistä tapahtumista tai toiminnoista. 

Ihmiset odottavat tämäntyyppisiä viestejä; he haluavat mielenrauhan ja vahvistuksen, että tilaus tai maksu on onnistunut, hotellihuone on varattu jne. Tällaiset viestit avataan kahdeksan kertaa useammin kuin muut viestit, koska niissä on suoraan vastaanottajia koskevaa tietoa. Personointi on ollut pitkään yksi johtavista markkinointitrendeistä ja ainoastaan vahvistaa myös toimenpideviestien asemaa.

Millaisia ominaisuuksia tulisi toimenpideviesteillä olla, jotta vastaanottajalle ei tule viestistä epämiellyttävä jälkimaku tai asiakas ei jopa vaihda yritystäsi toiseen firmaan?

  1. Personointi. Tämä on itsestään selvän tärkeää: käytä mitä tahansa tietoja asiakkaasta näyttääksesi, että sinua kiinnostaa ja että välität hänestä. 
  2. Selkeys ja luettavuus. Viestissä ei tulisi olla mitään epäselvyyttä siitä, miksi viesti on lähetetty. 
  3. Tunnistettava ja selkeä ulkoasu. Viestin tulee sopia yrityksen visuaaliseen ilmeeseen, jotta sen tunnistaa kyseisen yrityksen lähettämäksi. 
  4. Optimointi eri laitteille. Suurin osa ihmisistä lukee viestin puhelimella, ja sen tulee onnistua vaivattomasti. 
  5. Nopeus. Näiden viestien tulisi saapua saman tien, etenkin jos kyse on maksun tai varauksen vahvistamisesta.

Jos kaikki nämä ehdot täyttyvät, toimenpideviestisi ovat ensiluokkaisia. On olemassa monenlaisia sähköpostimarkkinoinnin työkaluja, mutta ikävä kyllä monesta puuttuu jokin näistä ominaisuuksista. Viestieditori ei ole tarpeeksi joustava; automaatioihin tulee katkoksia ja palvelun hinnat ovat korkeita.

Smaily-sähköpostityökalu tarjoaa kaikki ominaisuudet, joita tarvitset tehdäksesi minkä tahansa sähköpostiviestisi millä tahansa ulkoasulla. Lisäksi Smaily tarjoaa työkalut personointiin, automaatioon, saumattomaan integraatioon muiden järjestelmien kanssa, mahdollisuuden testata viestejä ja visuaaliset tilastot, joista voit tutkia, kuinka viestisi onnistuvat. Löydät kaikki eniten tarvitsemasi sähköpostimarkkinoinnin työkalut huomattavasti edullisemmalla hinnalla kuin muut, suositut vaihtoehdot tarjoavat.  

Sähköpostiautomaatio ansaitsee erityismaininnan, koska sillä on elintärkeä rooli toimenpideviestien lähettämisessä oikeaan aikaan. On olemassa ajoitukseen ja käytökseen perustuvia automaatioita. Ensimmäisen avulla voit lähettää viestejä tiettyyn aikaan, kuten muistuttamaan tilaajiasi, että kurssisi tarjous päättyy kahden päivän kuluttua. Jälkimmäinen mahdollistaa asiakkaan käytökseen perustuvien viestien automatisoinnin. Kyseessä voi olla esimerkiksi muistutus hylätystä ostoskorista. 

Markkinointisähköposti

Kuvalähde: Pexels

Tämä viestityyppi, johon usein viitataan myös kaupallisena viestinä, sisältää mainosmateriaalia, joka rohkaisee ihmisiä toimintaan. 

Markkinointiviestejä lähetetään usein paljon ja markkinoijat luottavat siihen, että ainakin osa vastaanottajista suorittaa toivotun toiminnon: klikkaa linkkiä, lataa tiedoston, rekisteröityy palveluun ja niin edelleen. Edellisessä viestityypissä viesti lähetettiin toiminnon jälkeen, mutta markkinointiviesti lähetetään sen vuoksi, että vastaanottaja tekisi toiminnon lähitulevaisuudessa. Esimerkkejä markkinointiviesteistä:

  1. Uutiskirje 
  2. Myyntikirje, ristiinmyynti ja tarjoukset kalliimmista tuotteista 
  3. Ilmoitukset alennusmyynneistä tai tuotepäivityksistä

Markkinointikirjeitä lähetetään säännöllisesti, usein kerran viikossa tai kuukaudessa. Viestit kertovat tarjouksista tai tarjoavat vastaanottajille arvokasta tietoa, joka vastaa ihmisten kysymyksiin ja ohjaa heitä yrityksen tuotteiden tai palvelujen pariin. Viestit ovat usein tiivistelmän muodossa: markkinointikirje tarjoaa näppärän kokonaisuuden relevantteja artikkeleja yhdessä kirjeessä, jolloin vastaanottajan on helppoa tutustua niihin.

Toisin kuin toimenpideviesteissä, markkinointiviestit tarjoavat mahdollisuuden sekä lopettaa viestin tilaus että vastata siihen. Ja jos mahdollisuus vastata viestiin ei ole erityisen suosittu, silloin “Lopeta uutiskirjeen tilaus” -painike on ehdottoman tärkeä ominaisuus tälle viestityypille. Tämä on yksi tärkeimmistä sähköpostimarkkinoinnin säännöistä ja uutiskirjeiden perussääntö, joka on CAN-SPAM -lain mukaan pakollinen.

Ihmiset eivät usein odota markkinointiviestejä; se ei ole heille samalla tavalla pakollinen viesti saada, kuten toimenpideviestit ovat. Sen vuoksi markkinointiviestistä on tärkeää luoda sellainen, että se todella vangitsee vastaanottajan huomion ja koukuttaa heidät sellaisella sisällöllä, joka on heille arvokasta.

Hyvän markkinointiviestin rakenteeseen vaikuttaa, mihin tarkoitukseen se on tehty: kannustamaan ostamaan, ohjaamaan liikennettä blogiin, innostaa lataamaan tiedoston ja niin edelleen. Jotkin ominaisuudet tässä viestissä ovat samoja kuin toimenpideviesteissä, kuten mukautuvuus eri laitteilla luettavaksi ja tunnistettava ulkoasu. Seuraavat piirteet auttavat markkinointisähköposteja onnistumaan: 

  1. Keskity yhteen asiaan. Älä yritä saada vastaanottajaa samaan aikaan klikkaamaan linkkiä, rekisteröitymään palveluusi ja lataamaan jotain: yhdellä viestillä on yksi tavoite, ja viestin sisällön tulisi tukea tätä. 
  2. Vastaa tarpeeseen. Jos haluat myydä tuotetta tai palvelua, älä kerro sen ominaisuuksista liian kryptisesti, vaan tee heti selväksi, minkä ongelman se ratkaisee. 
  3. Älä myy liikaa. Jos kannustat vastaanottajaa ostamaan ainoastaan koska haluat heidän tekevän niin, etkä tarjoa hyödyllistä, tietoa antavaa sisältöä tai kerro edes ostoksen mukanaan tuomista hyödyistä, vastaanottaja ei välttämättä avaa tulevia viestejäsi. 
  4. Selkeä, informatiivinen otsikko. Älä yritä luoda hypeä shokeeraavilla otsikoilla: se voi toimia kerran, mutta yrityksen vahingoittunutta mainetta on vaikeaa korjata jälkikäteen.

Muista, että vaikka markkinointisähköposti ei olekaan yhtä henkilökohtainen kuin toimenpideviesti, siihen ei silti kannata suhtautua huolimattomasti. Molempia viestityyppejä tarvitaan, koska toinen auttaa sinua pitämään huolta olemassa olevista asiakkaista ja toinen auttaa hankkimaan uusia. 

Toimenpideviestiltä näyttävä markkinointisähköposti 

Vaikka toimenpideviestit eivät olekaan monien tunnettujen roskapostilakien, kuten CASL, GDPR tai CAN-SPAM -lakien alaisia, koska niiden tarkoitus on ainoastaan ilmoittaa eri asioista, tilanne voi muuttua, mikäli kirjeeseen on lisätty markkinoivaa materiaalia. Viestissä voi olla jotain todella pientä markkinointimateriaalia, kuten alekoodi tulevia ostoksia varten, mutta jo tämä lasketaan markkinoinniksi ja viestin tulee tällöin noudattaa roskapostilakeja.

Kun luot toimenpideviestejä, joissa on mukana markkinointimateriaalia, seuraa seuraavia sääntöjä, jotta et joudu ongelmiin lakien kanssa: 

  1. Markkinointimateriaalin tulisi olla hyvin vähäistä, eikä sen tulisi ylittää ilmoitustekstin määrää. 
  2. Markkinointikehotusten tulee olla kirjeen lopussa. 
  3. Otsikko määrittelee selkeästi viestin tarkoituksen. 

Kannattaa tutustua alueellisiin roskapostilakeihin ja -asetuksiin ja varmistaa, onko olemassa vielä muita vaatimuksia ja rajoituksia. Jos näiden rajoitusten vuoksi vaikuttaa liian vaikealta lisätä markkinointimateriaalia toimenpideviesteihin, on parempi antaa jokaisen viestin toteuttaa oma toimintonsa ilman erilaisten viestityyppien rajojen hämärtämistä. 

Lopuksi

Kohtaamme jokapäiväisessä elämässä molempia sähköpostiviestejä. Modernit työkalut tarjoavat mahdollisuuden lähettää sähköpostikampanjoita, joiden viestit lähtevät juuri oikeaan aikaan eikä vastaanottaja pidä niitä roskapostina. Aseta itsesi asiakkaan asemaan ja mieti, millaista tietoa ja mihin aikaan hän sitä odottaa. Viestien oikea ajoitus ja relevanttius auttavat sinua sekä saamaan uusia asiakkaita että pitämään huolta vanhoista asiakkaista.