Mikä on paras aika lähettää uutiskirje?

Päivittäin lähetetään ja vastaanotetaan yli 333 miljardia sähköpostia, joten sähköposti on yhä olennainen osa modernia viestintää varsinkin liiketoiminnassa. Mutta milloin sähköposti kannattaa lähettää? Tämä on kirjaimellisesti miljardin dollarin kysymys. Ajoituksella voi olla valtava vaikutus viestin tehoon, oli kyse sitten markkinoinnista, verkostoitumisesta tai arkipäivän viestittelystä. Ajankohdan valinnalla voi olla merkitystä siihen, johtaako viesti konversioon vai katoaako se täyteen ahdetun Saapuneet-kansion syövereihin.

Tässä artikkelissa käymme läpi 11 keskeistä tekijää, jotka vaikuttavat siihen, mikä on paras aika lähettää sähköposti. Opit, miten voit optimoida lähetysajankohdat ottamalla huomioon esimerkiksi kohdeyleisösi tavat, aikavyöhykkeet ja toimialan trendit. Aloitetaan!

Miksi ajoituksella on väliä?

Sähköpostin lähetysajankohta vaikuttaa merkittävästi sen tehoon:

• Vaikutus avausprosenttiin. Kun viestisi tavoittaa yleisön silloin, kun se on vastaanottavaisimmillaan, avausprosentit paranevat. Yleisesti ottaen arkipäivinä, erityisesti aamupäivällä tai varhaisen iltapäivän aikana lähetetyt sähköpostit saavat enemmän huomiota.

• Vaikutus sitoutumiseen. Ajoitus voi vaikuttaa huomattavasti klikkausprosenttiin (CTR). Vastaanottajat reagoivat todennäköisemmin, jos viesti saapuu hetkenä, jolloin he eivät ole kiireisimmillään muiden tehtävien parissa. On tärkeää ymmärtää oman yleisön rutiinit ja mieltymykset.

• Vaikutus konversioihin. Hyvin ajoitettu sähköposti voi tavoittaa potentiaaliset asiakkaasi oikeassa mielentilassa, mikä lisää todennäköisyyttä, että he tekevät halutun toimenpiteen – kuten täyttävät lomakkeen, tekevät ostoksen, parantavat asiakaskokemusta tai saavuttavat muun konversiotavoitteen.

Ajoituksen optimoinnin kulmakivet:

• Huippuajat. Valitse hetket, jolloin ihmiset todennäköisimmin tarkistavat sähköpostinsa.

• Yleisön rutiinit. Sovita lähetys heidän päivittäiseen rytmiinsä.

• Viikonpäivä. Viikon puoliväli tuo usein parhaat tulokset.

• Vuorokaudenaika. Aamupäivät ja varhaiset iltapäivät toimivat yleensä parhaiten.

Kun valitset sähköpostin lähetysajankohdan harkiten, annat viestillesi paremman mahdollisuuden erottua ruuhkaisessa postilaatikossa ja kasvatat sitoutumista sekä haluttuja tuloksia.

11 vinkkiä: mikä vaikuttaa ajankohtaan

Oikean lähetyshetken valitseminen on olennainen osa tehokasta digitaalisen markkinoinnin strategiaa. Tavoitteena ei ole löytää yhtä universaalia ”täydellistä” hetkeä, vaan ymmärtää omaa yleisöäsi ja mukauttaa lähetysajankohtaa heidän tapojensa mukaan.

Kun huomioit keskeiset tekijät, varmistat, että sähköpostimarkkinointiin sijoittaminen on aidosti kannattavaa.

1. Toimialakohtaiset trendit

Sähköpostistrategiaa suunniteltaessa on tärkeää huomioida oman toimialan erityispiirteet. Eri alojen yleisöillä on omat ajankohtansa, jolloin he ovat vastaanottavaisimpia sähköposteille.

B2B-yritykset (Business-to-Business) saavat viesteilleen parhaan sitoutumisen usein työaikana, erityisesti viikon puolivälissä. B2C-yritykset (Business-to-Consumer) voivat puolestaan onnistua paremmin alkuillasta tai viikonloppuna, jolloin kuluttajilla on aikaa lukea henkilökohtaisia sähköpostejaan.

Huippuajat eri aloilla:

• Vähittäiskauppa:

  • Avauspiikki: klo 9-12

  • Paras CTR: klo 12-15

• Teknologia ja SaaS:

  • Korkein sitoutuminen: viikon puoliväli

• Terveysala:

  • Optimaaliset lähetysajat: tiistaisin ja torstaisin

Ota nämä huomioon:

• Aiempien kampanjoiden avaus- ja klikkausprosentit

• Oman kohdeyleisön käyttäytyminen

• Kohdeyleisön aikavyöhykkeet

Kun yhdistät nämä tiedot toimialasi erityispiirteisiin, voit ajoittaa kampanjasi niin, että ne tavoittavat yleisösi silloin, kun he todennäköisimmin reagoivat. Muista, että data on paras ystäväsi: käytä sitä ajoituksen hiomiseen ja liidien muuttamiseen asiakkaiksi.

2. Kohdeyleisön demografia

Kohdeyleisön demografian ymmärtäminen on ratkaisevaa, kun etsitään parasta hetkeä lähettää uutiskirjeitä. Yleisösi ikäryhmän mieltymykset vaikuttavat merkittävästi siihen, milloin he todennäköisimmin tarkistavat sähköpostinsa. Työikäiset ammattilaiset esimerkiksi tarkistavat usein sähköpostinsa aikaisin aamulla tai lounastauon aikana, mikä viittaa siihen, että myöhäinen aamupäivä ja varhainen iltapäivä voivat olla optimaalisia lähetysaikoja.

• Nuoremmat ikäryhmät saattavat lukea sähköpostinsa usein myöhemmin päivällä tai jopa yöllä, mikä heijastaa heidän sosiaalisia tapojaan ja aikataulujaan.

• Vanhemmat ikäryhmät saattavat suosia aamuaikoja, sillä he voivat olla aamuvirkkuja ja sisällyttää sähköpostin tarkistamisen osaksi aamurutiiniaan.

Ikäryhmän lisäksi kannattaa huomioida kohdeyleisön maantieteellinen sijainti ja aikavyöhykkeet:

• Jos lähetät sähköposteja useilla eri aikavyöhykkeillä oleville vastaanottajille, tarvitset strategian, joka huomioi kunkin alueen parhaat lähetysajat.

• Jos kohderyhmäsi on keskittynyt tietylle alueelle, sovita lähetys heidän paikallisiin huippuaikoihinsa.

• Jos yleisösi on monikielinen, kannattaa käännättää viestit ammattilaisilla, jotta viesti välittyy oikein.

Kun suunnittelet uutiskirjeitä, kohderyhmän päivittäisten rutiinien ja mieltymysten ymmärtäminen on ratkaisevaa parhaan sitoutumisen saavuttamiseksi. Maantieteellinen sijainti ja ikäryhmä ovat merkittäviä tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa ajoituksen tehoon. Alla havainnollistamme, miten nämä tekijät yhdistyvät strategian tueksi:

Maantieteellinen ajoitus:

• Eastern Standard Time (EST): Ihanteellinen ”business-ammattilaisten” tavoittamiseen, sillä he tarkistavat sähköpostinsa usein työpäivän aamulla.

• Central European Time (CET): Erinomainen millenniaalien sitouttamiseen, sillä he tarkistavat sähköpostinsa usein aikaisin iltapäivällä.

• Pacific Standard Time (PST): Optimaalinen ”seniorien” tavoittamiseen, sillä he lukevat sähköpostinsa mieluiten aamutoimien jälkeen.

Demografiapainotus:

• Business-ammattilaiset: Parhaiten tavoitettavissa työpäivän alussa.

• Millenniaalit: Sitoutuvat parhaiten iltapäivällä, mikä vastaa heidän tyypillisiä verkkotottumuksiaan.

• Seniorit: Suosivat sähköpostien lukemista päivän myöhemmissä vaiheissa, jolloin PST-aikavyöhykkeen myöhäinen aamu ja varhainen iltapäivä toimivat parhaiten.

Muista myös huomioida työaikataulut ja viikonloput. Esimerkiksi business-ammattilaiset saattavat sitoutua enemmän työpäivän alussa, kun taas viikonloppuisin kaikkien eri ryhmien sitoutumisaste voi laskea.

3. Sähköpostin tarkoitus

Uutiskirjeet ja sähköpostiviestit menestyvät parhaiten, kun ne lähetetään tarkoitukseen sopivaan aikaan.

• Uutiskirjeiden sitouttaminen
  Uutiskirjeiden lähettäminen aikaan jolloin vastaanottajat todennäköisimmin reagoivat, voi parantaa avausprosentteja merkittävästi. Myöhäinen aamupäivä erityisesti klo 9-12 välillä sitouttaa parhaiten.
• Tarjouskampanjat ja pikamyynnit
  Aikarajoitettujen tarjousten kohdalla kannattaa pitää riittävä reagointiaika ja kiireellisyyden tunne tasapainossa. Tällaiset sähköpostit voivat toimia parhaiten, kun ne lähetetään aikaisin työpäivän aikana.
• Transaktiosähköpostit
  Nämä viestit käynnistyvät asiakkaan tietyn toimenpiteen, kuten ostovahvistuksen tai salasanan palautuksen, seurauksena. Koska niitä odotetaan, ne tulisi lähettää välittömästi toimenpiteen jälkeen, jotta viestintä on ajankohtaista ja relevanttia.

4. Viikonpäivä

Viikonpäivällä voi olla merkittävä vaikutus sitoutumisasteeseen. Jokaisella päivällä on omat sitoutumismallinsa, ja niiden ymmärtäminen voi auttaa strategian optimoinnissa.

Arkipäivinä lähetetyt sähköpostit toimivat usein eri tavalla kuin viikonloppuisin lähetetyt. Yleisesti ottaen arkipäivät tuottavat parempia tuloksia, sillä yleisö tarkistaa sähköpostinsa todennäköisemmin työviikon aikana.

HubSpotin kyselyn mukaan 27 % yhdysvaltalaisista markkinoijista pitää tiistaita parhaana päivänä. Seuraavaksi parhaimpia ovat maanantai (19 %) ja torstai (17 %). Data viittaa siihen, että viikon puoliväli kannattaa valita, mikäli haluaa maksimoida avausprosentit ja sitoutumisen.

Kuvalähde: Hubspot

Nopea yhteenveto:

• Maanantai: Usein kiireinen viikonlopun jälkeisen työsuman vuoksi. Sähköpostit voivat hukkua muiden viestien sekaan.

• Tiistai-torstai: Nämä päivät sitouttavat yleensä parhaiten.

• Perjantai: Saattaa toimia, mutta sitoutuminen voi laskea ihmisten siirtyessä viikonlopun viettoon.

• Viikonloppu: Alemmat sitoutumisluvut, mutta voi toimia tietyille yleisöille.

Jos tavoitteena on esimerkiksi myynti tai klikkausprosenttien nostaminen, viikon puoliväli voi olla vahva myös konversioiden osalta, kunhan lähetys ajoittuu työpäivän aikana oikein.

Huomioi kohdeyleisösi tavat ja mieltymykset. B2B- ja ammatillisiin palveluihin keskittyvissä kampanjoissa on parasta pitäytyä arkipäivissä, jolloin vastaanottajat ovat ”työmoodissa”. Vapaa-ajan palveluissa viikonloppu voi yllättäen tarjota mahdollisuuden erottautua, koska sähköpostimäärät ovat silloin alhaisempia.

Muista, että nämä trendit toimivat vain ohjenuorana, eivät tiukkoina sääntöinä. Testaa eri päiviä ja seuraa yleisösi reaktioita löytääksesi juuri sinulle parhaan ajoituksen.

5. Vuorokaudenaika

Sähköpostin lähetysajalla voi olla merkittävä vaikutus viestin tehokkuuteen.

• Aamu (klo 9-12): Hyvä aika sitoutumisen kannalta, sillä moni aloittaa päivänsä tarkistamalla sähköpostinsa. Sopii erityisesti tiedottaviin viesteihin ja uutiskirjeisiin.

• Iltapäivä (klo 13-16): Lounaan jälkeen vireystaso voi laskea, jolloin monimutkaiset viestit eivät välttämättä saa huomiota. Sopii paremmin lyhyisiin päivityksiin ja muistutuksiin, jotka eivät vaadi suuria toimenpiteitä.

• Ilta (klo 17-19): Sitoutuminen on yleensä matalampaa, mutta voit tavoittaa ne vastaanottajat, jotka tarkistavat sähköpostinsa työpäivän jälkeen.

6. Sähköpostien lähetysfrekvenssi

Oikean viestien lähetysmäärän valitseminen on tärkeää. Tavoitteena on ylläpitää säännöllistä yhteyttä ilman, että vastaanottaja kokee hukkuvansa viesteihin.

Kuinka usein on liian usein?
Liian tiheä viestintä voi kasvattaa tilauksen peruutuksia. Yleisesti on suositeltavaa aloittaa enintään yhdellä sähköpostilla viikossa ja seurata tarkasti avaus- ja peruutusprosentteja yleisön reaktioiden arvioimiseksi.

Tasapaino säännöllisyyden ja ylitarjonnan välillä:
Pidä yhteyttä johdonmukaisesti, mutta kunnioita yleisösi Saapuneet-kansiota. Voit silti tarjota personoitua ja kohdennettua sisältöä sähköpostiautomaation avulla.

Käytännön lähestymistapa viestien määrään:

• Ensikontakti: Lähetä tervetuloviesti heti tilauksen jälkeen.

• Sitouttamisvaihe: Ensimmäisen kuukauden aikana 2-3 sähköpostia, jotta sitoutuminen säilyy korkeana ilman ylitarjontaa.

• Vakiorytmi: Jatkossa 1-2 sähköpostia viikossa on hyvä esimerkkitahti.

Muista, että personointi voi parantaa sähköpostien tehoa. Käytä segmentointia säätääksesi viestien määrää käyttäjien toiminnan ja mieltymysten mukaan.

Lopuksi: jokaisen viestin tulisi olla arvokas vastaanottajalle. Jos sinulla ei ole relevanttia sisältöä, harkitse, onko tarpeen lähettää uutiskirjettä juuri sillä viikolla. Hyödynnä analytiikkaa lähetysmäärän hienosäädössä ja ole valmis muuttamaan rytmiä palautteen ja tulosten perusteella.

7. Sesonkivaihtelut ja tapahtumat

Sähköpostimarkkinointia suunniteltaessa on tärkeää ottaa huomioon sesonkivaihtelut ja ajankohtaiset tapahtumat. Nämä voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, milloin vastaanottajat todennäköisimmin reagoivat sisältöösi.

• Juhlapyhät ja kausitapahtumat:
  Juhlapyhinä, kuten jouluna tai juhannuksena, yleisön verkkokäyttäytyminen muuttuu. Perheen kanssa vietetyn ajan ja juhlahumun vuoksi tällöin lähetetyt sähköpostit voivat jäädä huomaamatta.

Kuvalähde

Mukauta viestisi juhlapyhiin sopivaksi hyödyntääksesi juhlatunnelmaa. Esimerkiksi Black Friday -alennuskampanjan sähköposti kannattaa lähettää muutamaa päivää ennen tapahtumaa, jotta odotusarvo ja innostus ehtivät kasvaa.

Ajankohtaiset tapahtumat ja uutisvirta:
Kiinnitä huomiota merkittäviin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa sähköpostien sitouttamiseen. Tällaiset tapahtumat voivat joko häiritä yleisöäsi tai päinvastoin tarjota mahdollisuuden sitouttaa heitä, riippuen tilanteesta ja viestin sisällöstä.

Kuvalähde

Uutisaiheisilla aloilla sähköpostien ajoittaminen uutissyklin mukaan voi kasvattaa kiinnostusta. Esimerkiksi ajankohtaisten päivitysten lähettäminen suuren toimialakonferenssin aikana voi pitää yleisön ajan tasalla ja sitoutuneena.

8. Sähköpostin sisältö

Vastaanottajia kiinnostavat sähköpostit, jotka sopivat heidän mieltymyksiinsä ja tarjoavat jotain arvokasta. Yleisön tunteminen ja heille räätälöidyn, kiinnostavan sisällön tuottaminen voi vaikuttaa siihen, milloin sähköpostisi avataan.

Aiherivit ja esikatselutekstit

• Aiherivit: Näillä on ratkaiseva rooli huomion herättämisessä. Tutkimusten mukaan otsikot, jotka ovat relevantteja, herättävät uteliaisuutta ja luovat kiireellisyyden tunnetta, voivat parantaa avausprosentteja. Esimerkiksi ”Vain tänään: eksklusiivinen tarjouksesi päättyy!” kannustaa välittömään toimintaan.

• Esikatselutekstit: Täydennä otsikkoa esikatselutekstillä, joka laajentaa viestiä ja antaa vastaanottajalle pienen ennakkomaistiaisen sähköpostin sisällöstä ja sen arvosta.

Personointi ja sen vaikutus

Personointi on paljon muutakin kuin vastaanottajan etunimen lisääminen viestin alkuun. Sisällön räätälöiminen vastaamaan vastaanottajan käyttäytymistä ja mieltymyksiä osoittaa, että ymmärrät hänen tarpeensa ja voi vaikuttaa siihen, milloin sähköposti luetaan. Esimerkiksi sähköposti, joka esittelee aiempiin ostoksiin liittyviä tuotteita, saatetaan avata nopeammin kuin yleinen mainosviesti.

Kuvalähde

Vinkit tehokkaan sähköpostisisällön luomiseen:

• Käytä lihavointia tai kursivointia korostukseen.

• Pidä kappaleet lyhyinä luettavuuden parantamiseksi.

• Segmentoi yleisösi ja personoi sisällöt, jotta viestit ovat mahdollisimman relevantteja.

On luonnollista, että luova inspiraatio välillä ehtyy. Kirjoittamiseen voi löytyä ideoita esimerkiksi ajankohtaisista trendeistä ja suosituista markkinointikampanjoista, kirjoista ja taiteesta sekä yrityksesi kiinnostavista tapahtumista. Jos ideat loppuvat tai aika ei riitä, voit hyödyntää myös tekoälypohjaisia sisällöntuottajia luonnosten tekemisessä. Muista kuitenkin personoida ja viimeistellä sisältö haluamaasi muotoon.

9. Teknologia ja eri laitteet

Teknologiset tekijät muokkaavat sitä, milloin ja miten vastaanottajat sitoutuvat sähköposteihisi. Myös se, millä laitteella he lukevat viestit, voi vaikuttaa avausprosentteihin.

• Tietokoneen vs. mobiilin avausprosentit:

Tietokoneella avatut sähköpostit voivat kertoa ammatillisesta ympäristöstä tai siitä, että vastaanottaja varaa tietyn ajan sähköpostien läpikäyntiin. Mobiililaitteilla avatut sähköpostit puolestaan viittaavat siihen, että viestejä luetaan liikkeellä ollessa ja niiden helppokäyttöisyys korostuu. Nykyään jopa 62 % sähköposteista avataan mobiililaitteilla.

Jos kohdistat viestisi ammattilaisille työaikana, he voivat olla vastaanottavaisempia tietokoneella luettaville sähköposteille. Jos taas yleisösi käyttää puhelintaan pitkin päivää, mobiiliystävällinen viesti voi toimia paremmin.

• Eri sähköpostiohjelmien erot:

Viestin avausalusta – kuten Gmail, Outlook tai Apple Mail – voi vaikuttaa sekä käyttöaikoihin että siihen, miltä viesti näyttää. Tämä puolestaan voi vaikuttaa sitoutumiseen.

Esimerkkejä:

10. Aiempi data ja analytiikka

Aiemman datan analysointi on olennaista sähköpostikampanjoiden optimoinnissa. Menneiden kampanjoiden tulosten tarkastelu voi paljastaa kaavoja, jotka ennustavat myös tulevaa menestystä. Kannattaa keskittyä avausprosentteihin, klikkausprosentteihin ja konversioihin eri lähetysaikoina ja viikonpäivinä.

A/B-testaus (split testing) on tehokas keino testata lähetysaikoja järjestelmällisesti. Aloita kahdella eri lähetysajalla pitäen muut muuttujat samoina ja vertaile sitoutumista.

Esimerkki:

Näiden tulosten perusteella klo 13 voisi olla tulevissa kampanjoissa tehokkaampi lähetysaika.

Muista laskea tilastollinen merkitsevyys, jotta tiedät, etteivät tulokset johdu sattumasta. Käytä sähköpostimarkkinointiohjelmien sisäänrakennettuja analytiikkatyökaluja datan keräämiseen ja vertailuun.

Seuranta ja analyysi ovat jatkuvia prosesseja. Hyödynnä useampia tiedonkeruumenetelmiä: mitä enemmän dataa keräät, sitä tarkemmin pystyt tunnistamaan parhaat lähetysajat.

11. Kilpailu

Parhaiden lähetysaikojen löytämisessä on tärkeää ymmärtää, milloin muut toimialasi yritykset lähettävät sähköposteja. Jos kilpailijat lähettävät uutiskirjeensä samoihin aikoihin kuin sinä, viestisi voi hukkua massaan.

• Tunnista huippuajat:
  Aloita selvittämällä, milloin sähköpostien lähetys on toimialallasi vilkkaimmillaan. Esimerkiksi monet yritykset lähettävät viestejä tiistai-aamuisin, mikä voi olla kovimman kilpailun aika.
• Hyödynnä hiljaisempia aikoja:
  Käytä ajoitusta eduksesi. Hiljaisempina tunteina lähetetyillä sähköposteilla voi olla paremmat mahdollisuudet tulla huomatuksi. Jos esimerkiksi klo 9-11 on ruuhkaisin aika, harkitse vähemmän käytettyä aikaväliä, kuten klo 11-13.

On tärkeää seurata toimialan trendejä, mutta niitä ei kannata seurata sokeasti. Etsi oma aikaikkunasi, jossa sähköpostisi saavat yleisön täyden huomion ja erottuvat muista viesteistä.

Onko oikea ajoitus tie onnistumiseen?

Sähköpostien lähetysajan optimointi voi parantaa sitoutumisprosentteja merkittävästi.

Tässä tiivis muistilista strategiasi tueksi:

• klo 9-12: korkean sitoutumisen aikaikkuna

• klo 13: usein piikki vastausprosenteissa

• klo 10: toinen avausprosentteja nostava ajankohta

Nämä eivät kuitenkaan ole kaikille toimivia ”yhden koon” ratkaisuja. On tärkeää testata eri aikoja ja päiviä, jotta löydät juuri omalle yleisöllesi parhaiten toimivan vaihtoehdon. Sähköpostien käyttö- ja vuorovaikutusmallit muuttuvat jatkuvasti, joten ajan tasalla pysyminen ja taktiikan mukauttaminen ovat avainasemassa.

Muista: sähköpostin menestys riippuu siitä, kuinka hyvin ajoitus vastaa vastaanottajien mieltymyksiä ja käyttäytymistä. Jatka seurantaa, testaa rohkeasti ja pysy ajan hermolla, jotta strategiasi pysyy tehokkaana.