Kaikista maailman sähköpostiviesteistä 45% on roskapostia. Toisin sanoen, päivittäin lähetetään jopa 14,5 miljoonaa roskapostiviestiä. Internetpalveluntarjoajat ovat parantaneet roskapostien vastaisia keinojaan tämän takia.  

Kannattaa pohtia, kuinka hyvin lähettämäsi markkinointiviestit oikein menevät perille, vaikka et itse olekaan roskapostittaja. Mikäli viestisi eivät mene perille, voi se laskea lähettämiesi sähköpostiviestien ja uutiskirjeiden toimitettavuutta (deliverability). Tällä voi puolestaan olla negatiivisia vaikutuksia uutiskirjeisiisi ja markkinointiisi.  

Internetyhteydentarjoajat ja roskapostin torjuntaan keskittyneet toimijat käyttävät roskapostiansoja eli tekaistuja sähköpostiosoitteita löytääkseen roskapostittajat. Mikäli uutiskirjeen lähetyslistallasi on näitä osoitteita, laskee viestiesi toimitettavuus takuuvarmasti. Eikä se ole vielä mitään verrattuna siihen, että pahimmillaan IP-osoitteesi tai domainisi eli verkkotunnuksesi nimi saattaa joutua mustalle listalle. 

Mikä on roskapostiansa? 

Roskapostiansat ovat aitoja sähköpostiosoitteita, joiden ainoa tarkoitus on kerätä roskapostia. Toisinaan niitä on hankala huomata, koska ne muistuttavat oikeita sähköpostiosoitteita. Niiden ansiosta roskaposti pysyy poissa Saapuneet-kansiosta.  

Roskapostiansat on suunniteltu saamaan roskapostin ja muiden epäilyttävien viestien lähettäjät kiinni. Se ei kuitenkaan käy aina suoraviivaisella tavalla, mikä harmittaa monia.  

Roskapostiansat saattavat napata spämmääjät, mutta toisinaan niiden haaviin tarttuu myös tavallisia ihmisiä. Se voi olla erityisen haitallista yrityksille, koska sen seurauksena heiltä voi hävitä oikeita asiakkaita.  

Yritykset, jotka seuraavat IP-osoitteiden ja domainien mainetta parantavia toimintatapoja, saattavat luoda roskapostiansoja. Menestynyttä yritystä johtaessa tulee varmistaa, ettei yrityksen tietoja vuoda mihinkään. Hyvässä sähköpostimarkkinointistrategiassa tiedostetaan roskapostiansojen olemassaolo. Roskapostiansojen väärinkäyttö voi vahingoittaa yrityksen mainetta. 

Roskapostiansat saattavat soluttautua hyvämaineisenkin markkinoijan sähköpostilistalle. Yleisimmin näin käy, kun lähettäjä ei ylläpidä tietojen puhtautta, eli ei esimerkiksi siivoa säännöllisesti uutiskirjeiden postituslistaansa. Markkinoijan viestien toimitettavuusarvo voi huonontua merkittävästi. Myös domaineja ja yhteyksiä asiakkaisiin voidaan rajoittaa. 

Erilaiset roskapostiansat  

On olemassa kahdenlaisia roskapostiansoja: puhtaita ja kierrätettyjä (pristine spam trap / recycled spam trap). Pahinta mitä voi lähettäjän maineelle käydä on roskapostiansaan joutuminen. 

Se on vahingollista jokaiselle yritykselle, joka tahtoo oman brändiäänensä kuuluviin ja menestyä. Myös monet voittoa tavoittelemattomat yhdistykset käyttävät uutiskirjeitä rahankeräykseen, vapaaehtoisten etsimiseen ja yhteydenpitoon yhteistyökumppaneiden kanssa.  

Massaviestejä lähettävien yhdistysten ja yritysten kannattaa käyttää parhaita käytäntöjä ja seurata lain vaatimuksia. Näin kannattaa tehdä varmistaakseen, ettei prosessissa rikota mitään lakeja tai asetuksia. 

Tutkitaan vähän tarkemmin erityyppisiä roskapostiansoja. 

1. Puhdas roskapostiansa 

Puhtaiden roskapostiansojen (pristine spam trap, PST) tarkoitus on narauttaa roskapostittajat ja ihmiset, jotka eivät noudata parhaita käytäntöjä. PST estää IP-osoitteen tai siirtää sähköpostit suoraan roskapostikansioon, koska näitä osoitteita ei oikeasti koskaan käytetä.  

Nämä sähköpostiosoitteet ovat julkisesti saatavissa Internetissä. Et voi kuitenkaan löytää niitä suoraan yhteystiedoistasi, koska ne on piilotettu nettisivun koodiin. Tämä merkitsee sitä, ettet voi törmätä niihin lisätessäsi sähköpostiosoitteita nettisivulta yhteystietolistaasi. Roskapostittajat tutkivat nettisivuja teknisten työkalujen avulla ja voivat löytää sähköpostiosoitteita sivun metadatasta, vaikka ne eivät näkyisikään avoimesti nettisivuilla. Näin he kasvattavat kontaktilistaansa. Ja näin myös roskapostiansaosoitteet uivat heidän haaviinsa. 

Kuvalähde: Pexels

Puhtaita roskapostiansaosoitteita voi esiintyä myös ostetuissa tai vuokratuissa sähköpostilistoissa. Tilanteesta riippuen, ne voivat olla seuraavanlaisia: 

Tekaistu henkilö, jolla on oikea nimi 

Yritykset voivat tekaista väärennettyjä sähköpostiosoitteita hyödyntäen korkea-arvoisia identiteettejä houkutellakseen roskapostittajia. Yrityksen nettisivujen koodi sisältää näiden ihmisten toimivia sähköpostiosoitteita. Tuloksena voi käydä niin, että roskapostittajat saattavat kahmia osoitteita, joiden tarkoitus on ainoastaan kerätä roskapostia.  

Tekaistu henkilö, jolla on oikea osoite

Sähköpostiviestit saatetaan merkitä häiritseväksi sisällöksi sen perusteella, että ne ovat kylmämyyntiä eli viestien lähettämistä tuntemattomille ihmisille, tarkoituksena kertoa omasta yrityksestä ja siitä, mitä on myymässä. Tämä toimintatapa ei ole täysin luotettava.  

Yritykset saattavat käyttää roskapostiansoina olemattomien työntekijöiden feikkiprofiileja. Käyttäen tätä logiikkaa, voidaan päätellä että viestien lähettäjä on roskapostittaja, koska hän lähestyy ihmistä, jonka kanssa hän ei ole ollut aiemmin tekemisissä.  

2. Kierrätetty roskapostiansa 

Kierrätetty tai harmaa roskapostiansa on aiemmin käytössä ollut sähköpostiosoite. Internetpalveluntarjoajat tai sähköpostin musta lista käyttävät näitä ei-aktiivisia sähköpostiosoitteita houkuttimina. Toinen tapa roskapostittajien käräyttämiseen on entisen työntekijän sähköpostin käyttäminen ansana.  

Mikäli et siivoa yhteystietolistaasi tai päätät ostaa vanhentuneen yhteystietolistan kolmannelta osapuolelta, saatat joutua tähän roskapostiansaan.  

3. Sekalaiset roskapostiansat 

Kirjoitusvirheet sähköpostiosoitteessa 

On mahdollista, että uutiskirjeen tilaajan sähköpostiosoitteessa on kirjoitusvirhe. Kun siirtää paperilla olevaa listaa digitaaliseen muotoon, saattaa näppäilyvirheitä tapahtua.  

Väärinkirjoitettuun sähköpostisoitteeseen lähetetyistä viesteistä ei välttämättä tule virheilmoitusta. Internetpalveluntarjoajat ovat kuitenkin asettaneet roskapostiansat koskemaan koko domainia, tarkkaillakseen lähettäjän jokaista virhearviointia. 

Mikäli ostat sähköpostituslistan 

Tämä pointti mainittiin jo aikaisemmin, mutta se ansaitsee oman erityisen osionsa. Valmiin sähköpostituslistan ostaminen on yksi pahimmista virheistä, jonka voit tehdä digitaalisessa markkinoinnissasi. Sähköpostituslistan osoitteet voivat kuulua ihmisille, jotka eivät ole antaneet suostumustaan listalle joutumiseen, ne on saatettu kerätä teknisesti samaan tapaan kuin roskapostittajat tekevät, tai ne ovat saatettu jopa tekaista kuvitteellisista etunimien, sukunimien ja sähköpostintarjoajien yhdistelmistä.  

Yksittäisten sähköpostiosoitteiden lisäksi ostetut listat sisältävät yleensä myös roskapostiansaosoitteita. Aitoihinkin osoitteisiin lähetetyt viestit saatetaan merkitä roskapostiksi sen vuoksi, etteivät sähköpostilistan ihmiset ole tilanneet uutiskirjettäsi alun perinkään. 

Mitä roskapostiansa aiheuttaa 

  1. Lähettäjän maine vaarantuu heti. Se vaikuttaa kaikkiin hänen postituslistallaan.
  2. Seurauksena, harvempi sähköpostiviestisi päätyy asiakkaidesi Saapuneet-kansioon. Tämä vahingoittaa myyntistrategiaasi.  
  3. Lähettäjän IP-osoite saattaa joutua mustalle listalle, mikä hankaloittaa kaikkien samaa IP-osoitetta käyttävien ihmisten viestien lähettämistä 
  4. Koko domainisi saattaa joutua pysyvästi mustalle listalle, mikäli sähköpostiviestisi joutuu internetpalveluntarjoajan, kuten Yahoon, roskapostiansaan 
  5. Internetpalveluntarjoajat ja yritykset jotka käyttävät roskapostitietokantaa, saattavat kohdata viivästyksiä. Niin voi käydä sen vuoksi, koska yhteisön tietoja käytetään roskapostittajien löytämiseen 

Kuinka välttää roskapostiansoja?

Roskapostiansoja on vaikeaa erottaa oikeista sähköpostiosoitteista. Kuitenkin, kärsivällisyyden avulla voit löytää niistä ainakin osan.

Tekaistussa sähköpostiosoitteessa saattaa lukea esimerkiksi “Gnail” oikean “Gmailin” sijaan. Roskapostiansa on saatettu asettaa tällaisten väärien osoitteiden avulla.

Kuvalähde: Freepik

 

  1. Älä osta sähköpostituslistaa

Ostetun sähköpostituslistan vaaroja ei voi tarpeeksi korostaa. Roskapostiansojen ja muiden tekijöiden vuoksi ostettu lista ei tee hyvää sähköpostimarkkinoinnillesi. Listaan kuulumattomat voivat pitää viestejäsi roskapostina. 

  1. Käytä ylimääräistä vahvistusvaihetta uutiskirjeen tilaajille

Kun yrität saada uusia uutiskirjeen tilaajia, käytä kaksinkertaista vahvistusta. Uutiskirjeen tilaaja saa tilauksen jälkeen sähköpostiviestin, jossa pyydetään vahvistamaan liittymispyyntö. Feikkitilaajat eivät avaa tätä vahvistusviestiä eivätkä vahvista sitä.  

  1. Pysy ajan tasalla

Ajan tasalla olevan datan käyttö on tehokkain tapa välttää roskapostiansoja. Syy tähän löytyy siitä, että postituslistat elävät kiivaassa tahdissa. Välittömät poistumisprosentit eivät tunnu mukavalta markkinointisi kannalta. Ne kertovat kuitenkin siitä, että välittömästi viestistäsi poistuvat tilaajat kannattaa pudottaa pois postituslistaltasi.  

Harkitse sähköpostimarkkinointistrategiassasi tiedon puhdistamista. Tämä merkitsee postituslistojesi analysointia, siivousta ja kehittämistä sekä vanhojen tai vanhentuneiden osoitteiden poistamista. 

  1. Tarkista sähköpostiosoitteet

Kaksinkertaisen vahvistuksen lisäksi on tarpeen tarkistaa sähköpostiosoitteet ajoittain, jotta postituslistasi pysyy turvallisena ja siistinä. Tarkistaminen torjuu väärät, väärinkirjoitetut, loukkaavat ja samankaltaiset sähköpostiosoitteet. Tämän jälkeen kannattaa poistaa tarpeettomat osoitteet postituslistaltasi.   

  1. Älä luota ainoastaan puhdistusohjelmaan

Yritykset käyttävät usein liikaa puhdistusohjelmia. Roskapostiansan etsimiseen tämä ei usein kuitenkaan toimi. Roskapostiansoja käyttävät yritykset ja internetpalveluntarjoajat eivät yleensä paljasta sähköpostiosoitteitaan. 

Lopuksi

Roskapostiansat palvelevat tavallisia sähköpostinkäyttäjiä, mutta ne saattavat pilata markkinoijan työpäivän, markkinointikampanjan tai jopa maineen. 

Kannattaa käyttää roskapostiansojen lievittämistaktiikkaa maineesi turvaamiseksi. Roskapostiansojen tarkkailu antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä niihin uutiskirjeidesi vastaanottajiin, jotka ovat aidosti kiinnostuneita sanomastasi, ja jättää epäkiinnostuneet tai jopa pahantahtoiset vastaanottajat oman onnensa nojaan. Pidä uutiskirjemarkkinointisi puhtaana ja kiinnitä huomiota poistumisprosentteihin!